Håkon Leidland, spedisjonsleder i Fjord Line

- Som rederi rapporterer vi i dag inn til alle havnene vi anløper en mengde informasjon om last, mengde, antall enheter, antall tonn, passasjerer og antall personbiler. Med andre ord, alt som går med skipet rapporterer vi inn til de forskjellige havnene. Materialet brukes til ulike statistikker og er også grunnlag for avgiftsberegning. I dag foregår alt dette manuelt for hver eneste seiling, sier Håkon Leidland, spedisjonsleder i Fjord Line.

Bare i Stavanger har selskapet 30 ankomster og 30 avganger i løpet av en måned, og antallet er det samme i Bergen og i Grenland.

- Dette manuelle registreringsarbeidet bruker vi èn til to arbeidsdager på i måneden i hver av havnene. De som gjør dette leser av data fra det ene systemet og plotter det inn i et regneark. Dette arbeidet er ikke bare tungvint dobbeltarbeid, det er også lite motiverende for de som gjør jobben, sier Leidland.

- Vi forventer at kvaliteten blir bedre siden informasjonen kommer direkte fra Fjord Line sine systemer.

Automatisert system

I Fjord Line er de i gang med å anskaffe et nytt system som skal gjøre hverdagen enklere.

- Det nye systemet vil fungere slik at det blir et mellomledd som henter data fra vårt bookingsystem og sender denne informasjonen videre til de aktuelle havnene, slik at de får dataene direkte overført til sine havne- og logistikksystemer.Fordelene er mange. Fjord Line vil spare arbeidstid på rapportering, samtidig vil det bli en større sikkerhet for at informasjonen er korrekt, siden manuelle føringer fra tid til annen fører til feil.

I Stavanger havn ser de også frem til at det nye systemet kommer på plass: - Vi forventer at kvaliteten blir bedre siden informasjonen kommer direkte fra Fjord Line sine systemer. I dag er det mye arbeid med den manuelle punchingen, så dette ser vi frem til, sier Terje Rygh som er IT-ansvarlig i Stavanger Havn.

Implementering på nyåret

IT-prosjektet til Fjord Line startet opp rett før sommeren og i disse dager arbeider de sammen med leverandøren for å få på plass alle detaljene som systemet skal håndtere. Derfor er det for tidlig å si eksakt hva det koster, ei heller hvor mye de kommer til å spare på å effektivisere rutinene sine når systemet tas i bruk. Men det er helt sikkert at systemet de håper å implementere på nyåret vil betale seg på sikt.